Was ist (k)ein GTD-Kontext?

Die meisten Anwender von Getting Things Done (GTD) verwenden viel Zeit auf die Pflege ihrer Listen „NĂ€chster Schritte“.

NĂ€chste Schritte werden nicht einfach in einer einzigen ToDo-Liste zusammengewĂŒrfelt. Stattdessen konzentriert sich jeweils eine jede solche Liste auf einen Kontext, der es möglich macht, den Schritt zu erledigen. Nach David Allen steht ein Kontext fĂŒr ein Werkzeug, einen Ort oder eine Person, die fĂŒrs Erledigen benötigt wird.

@Zuhause, @BĂŒro, @Telefon sind typische Beispiele dafĂŒr. Wer seine Listen so gestaltet, ist dann offensichtlich besser dran, sobald er sich im jeweiligen Kontext befindet und schnell wissen muss, was er jetzt tun könnte oder muss.

Aber was genau ist ein Kontext, und was nicht?

Kontextarten und wie man damit umgeht

WĂ€hrend meines letzten WochenĂŒberblicks habe ich mich beim Anblick meiner Listen gefragt, welche Kontextarten es gibt. Hier kommt meine Liste – wenn Sie noch mehr Arten finden können, schreiben Sie doch einfach unten einen Kommentar dazu. Los geht’s:

  1. Menschen
    Beispiele: @Jochen, @Eltern.
    Normalerweise sind das Agendas. Solche Listen sind echte Lebensretter, wenn man stark unter Stress steht und halb im „Autopilot“-Modus arbeitet.
  2. Rollen und Dienstleister
    Beispiele:: @Chef, @HNO-Arzt, @DHL.
    Am besten, man unterscheidet zwischen Rollen und Menschen, auch wenn man sich mit jemandem gut versteht.
  3. Orte
    Beispiele: @Schreibtisch, @Zuhause, @BĂŒro, @Club, @BĂŒro Frankfurt.
    Orte, an denen man regelmĂ€ĂŸig ist.
  4. Besorgungen
    Beispiele: @ALDI.
  5. Agendas wiederkehrender Ereignisse
    Beispiele: @Wöchentliche Abteilungsbesprechung.
  6. Wiederkehrender Leerlauf
    Beispiele: @Morgenkaffee, @Fitnessstudio, @Jogging, @Pendeln.
    Man sollte Leo Babauta’s Ratschlag zu „calming routines“ beherzigen und wenigstens ein paar Leerlaufzeiten von ToDos freihalten. Manchmal ist Leerlauf eben nicht wirklich Leerlauf.
  7. Verplante Zeitspannen
    Beispiele: @Lesezeit, @Kreativzeit.
    Christian Eriksson beschreibt (auf Englisch) ein Beispiel fĂŒr solche PlĂ€ne und Keith Robinson schlĂ€gt (ebenfalls auf Englisch) Ähnliches fĂŒr schöpferische TĂ€tigkeiten vor.
  8. Benötigte Mittel und Werkzeuge
    Beispiele: @Online/Internet, @PC-Offline/Mac ĂŒberall, @Telefon/Anrufe, @Email; Merlin Mann erwĂ€hnt sogar: @Google.
    Es geht nicht nur um die Ressourcen, sondern auch um den berĂŒhmten Flow bei ihrer Nutzung. Steve Pavlina kritisiert GTD wegen vermeintlicher „Zwangslisten“ wie @Telefon und sagt, er möchte nicht „Schritte aus mehreren Projekten zusammenrĂŒhren“. Hier wird aber das Kind mit dem Bad ausgeschĂŒttet. Bei GTD geht es nicht um den Fokus auf ein einziges Projekt, GTD will stattdessen das stĂ€ndige Umschalten zwischen Aufgaben vermeiden. Wenn Ihre Projekte sich sehr Ă€hnlich sehen, dann vermeidet das Gruppieren Ă€hnlicher Schritte dieses stĂ€ndige Umschalten. Jedes Projekt unter solchen UmstĂ€nden einzeln komplett fertigzustellen wĂŒrde mehr Umschalten zwischen verschiedenen Aufgabentypen bedeuten.
    [2007-09-05 Update: Als Anekdote dazu passt dieses (englische) Posting auf dem Forum von David Allen.]
  9. Gewohnheiten
    Beispiele: @Zuhause.2Minuten.
    Routinepflichten und VorsÀtze. Da man sich besonders bei den kleineren mit der stÀndigen Erinnerung schwer tut, ist eine Liste hier recht praktisch.

Scheinkontexte

  1. Schritte oder Projekte
    Leider hat Merlin Mann zu Beginn solche Schritte wie brainstorm, decide, print, read, write, schedule, refactor als „Handlungskontexte“ (actionable contexts) eingestuft. David Allen nennt sie nicht Kontexte; wenn er z.B. ĂŒber LektĂŒre (reading) spricht, meint er nicht einmal verplante Zeitspannen (s.o.), sondern nur eine Mappe mit dem Lesestoff (Artikel, Memos, ausgedruckte Emails, etc.). Besser wĂ€re es also, sich zu fragen: „In welchem Kontext werde ich dazu (Brainstorming, Entscheiden, Drucken, LektĂŒre, etc.) kommen?“ Die Antwort wird fĂŒr jeden Typ von Schritten anders ausfallen. Die komplette LektĂŒremappe nimmt man z. B. nicht ĂŒberall mit hin, das ist ein Mythos. Und einfach „drucken“ geht auch nicht ĂŒberall: Ihrem Chef wird es nicht gefallen, wenn Sie Privates im BĂŒro ausdrucken; Ihre Freunde haben vielleicht keine Mac-compatible Software installiert; der Drucker Ihrer Eltern ist vielleicht kein Farb-Tintenstrahler. Es gibt hier also hier einen Kontext zu entdecken.
  2. Einmalige Ereignisse (im Gegensatz zu wiederkehrenden Ereignissen mit Agendas, s. o.)
    „@Urlaub in Griechenland“ ist kein Kontext, sondern ein Projekt. Tragen Sie das auf Ihrer Projektliste ein und notieren Sie die NĂ€chsten Schritte in den vom Kontext her passenden Listen oder im Kalender. Ihr Kalender und Ihre Listen gelten auch in Griechenland, oder?
  3. VerfĂŒgbare Zeit und verfĂŒgbare Energie
    Brian Kei Tanaka diskutiert (auf Englisch) „short-time“- und long-time„-Kontexte und setzt z.B. short-time gleich mit eher geringen Anforderungen an die eigene Energiegeladenheit. Ein Beispiel wĂ€re @Computer, short. Allerdings beeinflussen insgesamt drei Faktoren Ihre Auswahl, welche Aufgabe Sie als nĂ€chstes erledigen: PrioritĂ€t, Energiebedarf und verfĂŒgbare Zeit. Wenn Sie einen davon als Kontext interpretieren, dann werden die anderen in Ihrem zuverlĂ€ssigen System automatisch zweitrangig. Wenn Sie z. B. noch sehr energiegeladen sind: werden Sie dann nur die lĂ€nger dauernden Aufgaben angehen und die wichtigen, aber kurzen auf der anderen Liste ĂŒbersehen? Falls Sie unbedingt die drei Faktoren erfassen wollen, ginge das besser ĂŒber zusĂ€tzliche Spalten z. B. der @Computer-Liste, jeweils fĂŒr Ihre EinschĂ€tzung zu PrioritĂ€t, Energiebedarf und benötigte Zeit.
  4. PrioritÀten
    Werden Kontexte wie @Dringend, @Wichtig, oder @A/@B/@C benutzt, dann verrĂ€t das, dass man in traditionelle „Zeitmanagement“ -Methoden zurĂŒckgefallen ist. Es ist nun mal nicht hilfreich, wenn man zwar weiss, dass ein nĂ€chster Schritt dringend ist, aber der aktuelle Kontext gar kein kein Handeln zulĂ€sst.
  5. Invariante Zeitspannen
    Wie wĂ€re es mit Kontexten wie @Heute, @Vormittag, @Nachmittag oder Ă€hnlichem? Bobby Sullivan scheint vorzuschlagen, dass eine Outlook-Kategorie wie Heute auch ein GTD-Kontext sei. Obwohl der beschriebene Trick mit der Outlook-Kategorie sehr hilfreich bei der Tagesplanung ist, ist Bobbys Vorschlag irrefĂŒhrend. Man sollte invariante Zeitspannen nicht mit Kontexten verwechseln: einen nĂ€chsten Schritt fĂŒr eine invariante Zeitspanne einzuplanen macht diese Zeitspanne nicht zu einem Kontext, denn offensichtlich ist man nicht immer zur selben Tageszeit am selben Ort.

Wenn Sie eine Reihe solcher Scheinkontexte in Ihrem System entdecken, lesen Sie mal Merlin Manns Ratschlag zum Streichen von Kontexten (auf Englisch); er erinnert mich an die Software-SĂŒnde, die Bertrand Meyer Taxomania genannt hat (Vorsicht, IT-spezifischer Link), also an das exzessive Verlangen, KlassifikationsbĂ€ume um des Klassifizierens willen aufzustellen.

Das Überschneidungsproblem und wie man es löst

Wenn Ihnen zwei oder gar mehr Kontext-Kandidaten fĂŒr einen nĂ€chsten Schritt einfallen, dann sind Sie in ein Überschneidungsproblem hineingelaufen. Es gibt kaum einen Satz von Kontexten, der völlig frei von Überschneidungen ist. Nehmen Sie z. B. einmal an, sie könnten einen Telefonanruf theoretisch auf eine der Listen @Zuhause, @Telefon oder @BĂŒro eintragen. Auf welche Liste kommt dann z. B. „Anrufen: Herbert, Termin nĂ€chste Woche vereinbaren“?

Es gibt verschiedene Lösungsmöglichkeiten. Hier ist meine Liste von Strategien, die stÀrker bevorzugten zuerst:

  1. Allgemeinere Kontexte vor spezifischen
    Schreiben Sie „Anrufen: Herbert, Termin nĂ€chste Woche vereinbaren“ auf die Liste @Telefon, weil diese Kategorie allgemeiner ist und Sie @Telefon auch dann prĂŒfen mĂŒssen, wenn Sie @Zuhause oder @BĂŒro sind. Wenn Sie @Telefon noch gar nicht haben, legen Sie diese Liste jetzt an.
    Das funktioniert natĂŒrlich nicht, wenn Ihr Arbeitgeber keine privaten GesprĂ€che am oder vom Arbeitsplatz aus gestattet.
  2. Kontexte zusammenlegen
    Wenn Ihr Vorgesetzter keine privaten TelefongesprĂ€che am Arbeitsplatz gestattet und Sie auch kein Handy haben, dann streichen Sie die Liste @Telefon und ĂŒbertragen Sie ihren Inhalt („Anrufen: Herbert, Termin nĂ€chste Woche vereinbaren“) auf die Liste @Zuhause.
  3. HĂ€ufig besuchte Kontexte vor selten besuchten
    WĂ€hlen Sie den Kontext, in dem Sie sich am öftesten aufhalten. Ist das @Zuhause, @Telefon oder @BĂŒro? Wenn Sie „Anrufen: Herbert, Termin nĂ€chste Woche vereinbaren“ dort eintragen, dann sind die Chancen grĂ¶ĂŸer, dass sie die Aufgabe frĂŒher wieder zu Gesicht bekommen. Sehen bedeutet natĂŒrlich nicht Erledigen.
  4. Dauerhafte Kontexte vor temporÀren
    Nehmen wir an, Sie sind Freiberufler und arbeiten hauptsĂ€chlich beim Kunden, in einem vorĂŒbergehend bereitgestellten BĂŒro. „Anrufen: Herbert, Termin nĂ€chste Woche vereinbaren“ landet dann auf der Liste @Zuhause, weil Sie dann keine EintrĂ€ge von @BĂŒro nach @Zuhause ĂŒbertragen mĂŒssen, wenn Ihr Vertrag endet.

Haben Sie zusÀtzliche oder andere VorschlÀge zum Umgang mit Kontexten? Schreiben Sie doch unten einen Kommentar dazu!